הנושא החשוב ביותר בתכנון פרויקט BI הוא זיהוי  התועלות העסקיות  לטווח הקצר ולטווח הארוך. פרויקט BI מוצלח אינו לוח מחוונים דינמי עם צבעים וגרפים, פרויקט BI מוצלח הוא כלי אשר חושף את הערך הנסתר  של נתוני הארגון ועוזר למקבלי ההחלטות להפוך את המידע להחלטת עסקיות שיקדמו את יעדי הארגון.

 
חשיפת המידע באופן ויזואלי ברור ומושך הוא אלמנט חשוב. זה התוצר הסופי, חלון הראווה של הפרויקט.  אבל לב ליבו של הפרויקט הוא המידע המוצג.

הבאת המידע למאגר מרכזי, בו יבנה מודל נתונים שמיצג את הנושא עסקי שבמרכז הפרויקט ויהווה בסיס משותף ואינטגרטיבי למתן פתרון לכל סוג של הצגה וניתוח מידע נדרש, זה האתגר המרכזי. 

 

ממבט ראשון זה נראה פשוט. יש את כל המידע מכל המערכות , כל שצריך הוא לקרוא את הנתונים ולהציג אותם. 

 

אבל המציאות הרבה יותר מורכבת.

​

זהו פרויקט במהלכו מטפלים בהפיכת המידע שנבנה באופן שמכונה תוכל לנהל אותו ואת התהליכים שמעורבים במשך חיי המידע, למידע פשוט ומובן, מידע שעין אנושית תוכל לראות להבין ולקבל החלטות לפיו. 

 

זהו פרויקט שבתכנון לא נכון יכול להימשך לאורך זמן רב ובחריגות תקציב משמעותיות. 

 

חשוב כשמתחילים לדעת את כל המשמעויות, להבין את התוצרים האפשריים ואת המשמעויות הכספיות. חשוב לוודא שנקבל תועלות עסקיות כבר בשלבים הראשונים כדי שנבין את  היכולות ונקבל החלטות עיסקיות נכונות ונחליט אם ואיך להתקדם עם הפרויקט.

​

חשוב להגדיר מטרות מוגדרות וברות השגה בתקציב נתון  ובזמן נתון. כך נקבל ערך עסקי מכל שלב ונוכל בכל נקודה לעצור ולהחליט אם ואיך להתקדם.

 

בנקודה זו  נסיוני רב השנים, היכולות העיסקיות והטכנולוגיות יכולות לעזור.